KRANKENHAUS DORNBIRN

Branche

Krankenhaus & Pflegeheime

Abteilung

Krankenhausweit

Region

Dornbirn, Österreich

Der Kunde

Das städtische Krankenhaus Dornbirn mit 278 Akutbetten sichert die überregionale medizinische Versorgung der Bevölkerung des Vorarlberger Rheintals. Rund 900 Mitarbeitende – darunter 158 Ärztinnen und Ärzte, 445 Pflegepersonen und 256 Personen in der Verwaltung (inkl. Küche, Wäscherei) – versorgen jährlich rund 40.000 ambulante und 15.000 stationäre Patientinnen und Patienten. Als „Akademisches Lehrkrankenhaus“ ist die Klinik zudem eine wichtige Ausbildungsstätte für angehende Medizinerinnen und Mediziner in Ergänzung zum Studium an den Medizinischen Universitäten Innsbruck, Wien und Graz. 

Ausgangssituation

Im Mittelpunkt des Engagements steht für das Krankenhaus Dornbirn zu jeder Zeit das Wohl und die Genesung der Patientinnen und Patienten. Einer der Kernpunkte, um dieses Bestreben auch in der täglichen Arbeit sicherzustellen, ist die Verpflichtung zu Wirtschaftlichkeit – unter Berücksichtigung medizinischer und ökologischer Interessen. Eine Grundvoraussetzung hierfür ist eine grösstmögliche Transparenz über steuerungsrelevante Kennzahlen. Dipl.-Kfm. Gerhard Amann, Leiter Finanzen und Controlling beim Krankenhaus Dornbirn, stand vor der Herausforderung, ein kompaktes Kennzahlensystem zu installieren, das automatisiert und regelmäßig Kennzahlen für sämtliche Klinikbereiche auf Basis einer Vielzahl von Datenquellen der heterogenen IT-Landschaft bereitstellt. Da im medizinischen Bereich kleine Auswertungen bereits mit Qlik-Technologie erfolgten, hat sich Dipl.-Kfm. Amann gemeinsam mit dem IT-Leiter für die nächsten Implementierungsschritte entschieden.

Qlik überzeugt mit Datenbereitstellung per Knopfdruck „Wir haben für die Krankenhausleitung einen Plan-Ist-Vergleich von den Dienstposten in Qlik realisiert und damit direkt einen ersten Erfolg gehabt“, berichtet Dipl.-Kfm. Gerhard Amann. „Statt Daten aus dem Personalsystem zu exportieren und in Excel aufzubereiten, standen die Zahlen auf Knopfdruck zur Verfügung. Damit war die Entscheidung gefallen, Qlik als zentrale BI-Lösung einzusetzen.“ Für den weiteren Ausbau der Applikationslandschaft holte sich das Krankenhaus Dornbirn Unterstützung von ppmc. „Wir benötigten zum einen ein Back-Up für meinen IT-Kollegen und mich, um sicherzustellen, dass die Lösung auch dann läuft, wenn wir abwesend sind“, erinnert sich der Leiter Finanzen und Controlling. „Zum anderen haben wir einen Partner gesucht, der uns mit technologischer und fachlicher Expertise bei der Weiterentwicklung der Lösung unterstützen kann, da unsere internen Ressourcen für die gewünschte schnelle Umsetzung weiterer Applikationen nicht ausreichten.“ Auf ppmc fiel die Wahl aufgrund des umfassenden technologischen Know-hows sowohl über Qlik als auch die Quellsysteme und die Fachkompetenz im Klinikumfeld. 

Lösung

Für den Roll-out der Lösung galt es, Daten aus zehn verschiedenen Quellsystemen zu integrieren. Dazu gehören verschiedene SAP-Module wie SAP IS-H mit Daten der Patientenverwaltung und SAP FI (Buchhaltungsdaten) sowie SAP CO (Kostenrechnungsdaten). Des weiteren LKF Score Allocator, ein Tool für die leistungsorientierte Krankenanstalten-Finanzierung, das Klinikinformationssystem Medfolio, Metavision als Lösung für OP- und Ambulanz- Protokolle, sowie PDMS (OP-Daten). Angebunden werden sollten außerdem Lösungen des HR-Bereichs (Ally Personal und SPX sowie eine Access-Datenbank mit Fortbildungsdaten). Durch verschiedene Schnittstellen wurde jede Datenquelle direkt an Qlik angebunden. Die Datenaktualisierung erfolgt täglich über Nacht. Spezifische Anwendungen zur Kennzahlengenerierung, Analyse-und Reporterstellung für verschiedene Themen und Schwerpunkte wurden fortlaufend entwickelt.

Einsatzbereiche und Nutzen

Entstanden ist ein klinikübergreifendes Reportingsystem mit verschiedenen Dashboards. Zentraler Einstiegspunkt ist ein Management Dashboard mit Kennzahlen für das klinische Führungs- sowie Verwaltungspersonal. Darüber können alle Mitarbeitenden, je nach ihren in einem Berechtigungskonzept geregelten Zugriffsrechten, bereichsspezifische Informationen beziehen. Abrufbar sind beispielsweise Key Performance Indicators (KPI) für den Bereich Personal. Dazu gehören Personalkosten, verschiedene Personalstatistiken zu Themen wie Krankenstände, Fluktuation, Altersstruktur und Zugehörigkeitsdauer. Zudem sind Zahlen zu Neueinstellungen und Ausbildungsstellen sowie Zeitdaten ersichtlich. Für die Personalentwicklung werden Themen wie Anzahl und Art von Lehrlingen, Fortbildungen und Pflichtschulungen sowie Mitarbeitergespräche abgebildet. Für das Finanzcontrolling steht eine Reihe an Qlik-Applikationen zur Verfügung, über die Themen wie das Investitionscontrolling, Medikamentenkosten, Ausgabenblöcke nach Kostenarten, das monatliche Reporting, der Rechnungsabschluss und Voranschläge abgebildet werden. Für den Themenschwerpunkt Patienten werden nach ambulanten, tagesklinischen und stationären Patientinnen und Patienten strukturiert anonymisierte Patienten-, Fall und Bewegungsdaten abgebildet. Ein Fall wird – je nach Bedarf – in mehrere administrative Fälle unterteilt und diese werden wiederum einem einzigen medizinischen Fall zugeordnet. Zur Verfügung stehen zum Beispiel Anästhesieprotokolle, Geburtendokumentationen, die Anzahl der Konsilien (z.B. Diätberatung, Psychosozialer Dienst), und Geburten sowie weitere Kennzahlen zu Patienten (Frequenzen, Belegstage, Pflegetage, Aufnahmen, Bettenauslastung, Verweildauern, Wiederaufnahmen, Altersstruktur, Entlassungsmanagement etc.). Für den Bereich OP-Management sind Kennzahlen wie LKF-Punkte, die Anzahl der tagesklinischen Aufnahmen, Kreissaal-Frequenzen und Entbindungen sowie Saalbelegungs- und Prozesszeiten (Säulenzeit, Schnitt-Nahtzeit, etc.) verfügbar. Abrufbar sind zudem Informationen zu Operationen und operative Leistungen, noch nicht abgerechnete OPs sowie das OP Aufkommen und Notfallstatistiken.

Ein weiteres Dashboard ist dem Thema Leistungsorientierte Krankenanstalten- Finanzierung gewidmet. Informationen zu Codierungen, Diagnosen und Behandlungen sowie LKF-Prüfungen können abgerufen werden. Außerdem stehen eine tagesklinische Evaluation und Auswertungen zu Medfolio-Anforderungen, -Diagnosen und -Leistungen zur Verfügung. Dem Bereich Verwaltung stehen Anwendungen rund um das Thema Kosten und Erlöse sowie für das LKF-Controlling zu Verfügung. Abrufbar sind zudem Einzelbuchungsvergleiche, Daten für Umlageverfahren in SAP und eine Übersicht über die Kostenartenverteilung. Drüber hinaus wird in Qlik die Deckungsbeitragsrechnung und ein internes Kontrollsystem für die Bereiche Personal und Controlling/Finanzen abgebildet, um beispielsweise Einmal- und Sonderzahlungen sowie Zahlungsströme im Blick zu behalten. Rund 100 Anwenderinnen und Anwender nutzen aktuell das Qlik-basierte Reportingsystem, das von Dipl.-Kfm. Gerhard Amann kontinuierlich analog den Anforderungen der Fachbereiche weiterentwickelt wird. „Dabei unterstützt uns ppmc hochflexibel und mit großem Einsatz. Wenn ich Freitagnachmittag eine eilige Anfrage hatte, erhielt ich Montag früh eine Lösung. Die Zusammenarbeit war dabei immer sehr konstruktiv und auf Augenhöhe, was uns sehr wichtig ist. Zudem hat ppmc sehr gute Ideen eingebracht, wie wir unser Reportingsystem noch besser nutzen können.“

Massgeschneiderte Transparenz für alle

Das Krankenhaus Dornbirn profitiert mit dem Einsatz von Qlik davon, dass Informationen laufend, regelmäßig und in der gewünschten  Qualität und Tiefe zur Verfügung stehen sowie eigenständig abrufbar sind, wenn sie gebraucht werden. Zum anderen sorgt Qlik für ein hohes Maß an Transparenz, wie Dipl.-Kfm. Gerhard Amann bestätigt „Wir haben zum Beispiel aus dem ganzen Konklut von über 100 Kennzahlen für jeden Primari eine Kurzübersicht nach dessen individuellen Wünschen komponiert. Je nach Primari sind das zwischen acht und 15 Kennzahlen wie Dienstposten-Plan/Ist-Vergleich, Zeitausgleichsstunden, Anzahl der Belagstage, Anzahl der OP, Saalbelegungszeiten, die erzielten Leistungspunkte etc., die farblich und tabellarisch visualisiert zur Verfügung stehen. Die Primari sehen auf einen Blick, ob alles „im grünen Bereich“ liegt bzw. wo gehandelt werden muss. „Ich habe erst kürzlich einen neuen Primararzt an unserem Klinikum in unser Reporting eingeführt“, so Dipl.-Kfm. Gerhard Amann weiter „Sein Kommentar: “Endlich bekomme ich einfach und auf einen Blick die Zahlen, die ich brauche!“ Für Dipl.-Kfm. Gerhard Amann sind die mit Qlik realisierten Effizienzgewinne besonders am Anfang des Jahres spürbar: „Früher sind bei mir im Januar und Februar zahllose Anfragen nach Statistiken für das Review des Vorjahres gelandet. Durch den Self-Service-Charakter von Qlik und unseren Ansatz, dass Berichte, die mindestens einmal pro Jahr benötigt werden, in Qlik abgebildet sind und von den zuständigen Kolleginnen und Kollegen eigenständig abgerufen werden können, ist dieser Aufwand für mich auf null gegangen. Der Monatsreport ist zum Beispiel immer zum 20. des Vormonats abrufbereit. Dazu bekommen alle User per Mail eine Info und können sich zur nächsten Sitzung, in der sie ihre Bereichszahlen präsentieren, intensiv mit den Daten beschäftigen und diese sehr einfach in eine Präsentation übernehmen. Statt die Zahlen einen halben Tag lang mühsam aus den einzelnen Programmen in Excel zu bringen und dort aufzubereiten, genügen jetzt 15 Minuten und wenige Klicks.“

Zukunft

Zum Einsatz kommen soll Qlik künftig auch bei der eigenständigen Pflege-GmbH, die sich um den Betrieb der beiden Pflegeheime der Stadt Dornbirn kümmern wird. Des Weiteren ist angedacht, Hochrechnungen der Dienstpostenabweichungen unterjährig und stichtagbezogen in Qlik abzubilden. Zudem soll Qlik für die Finanzplanung genutzt werden.